Certificado Laboral

Sí. Diligéncielo, personalícelo y descárguelo en PDF sin ningún costo. Tampoco puede cobrársele al trabajador por expedirle su certificado.

Sí. Cambie cualquier campo o el texto usted mismo, o pídaselo al copiloto de IA en lenguaje natural.

Sí. Genere un PDF listo para imprimir en el papel membreteado de la empresa y firmar. También puede subir el logo y el nombre de la empresa y el membrete sale impreso en el documento.

Sí, y conviene hacerlo bien. Si el documento va directamente a un tercero —un banco, una embajada, un arrendador, la empresa que está seleccionando—, eso implica entregar datos personales de la persona certificada a alguien más. El artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 exige para ello la autorización previa e informada del titular, obtenida por un medio que pueda consultarse después. En este formato elija «se remite a un tercero», escriba a quién, y el documento imprimirá esa autorización con la firma de la persona certificada. Si elige «se entrega al trabajador», el documento dice que la empresa no lo remite a nadie más sin autorización.

Depende del caso, y esta es la pregunta que casi ningún modelo responde con precisión. El numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo obliga al empleador a dar la certificación al trabajador que la solicite «a la expiración de contrato», y a que consten en ella el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado. El artículo 42 obliga a expedir una certificación del contrato durante la relación, pero sólo cuando se ocupan menos de cinco trabajadores y no se ha celebrado contrato escrito; su contenido mínimo es otro: nombre de los contratantes, fecha inicial de la prestación del servicio, naturaleza del contrato y su duración. Fuera de esos dos supuestos —por ejemplo, un trabajador vigente en una empresa con contrato escrito— ningún numeral del Código ordena la certificación: se expide por práctica y por acuerdo. Este formato calcula cuál de los tres casos es el suyo y lo escribe dentro del documento.

Primero pídalo por escrito y deje constancia de la fecha. Si aun así se niega, la vía es un derecho de petición: los artículos 32 y 33 de la Ley 1755 de 2015 lo hacen exigible ante organizaciones e instituciones privadas, y tenemos un formato de derecho de petición listo para diligenciar. Si el contrato ya terminó, además está de por medio la obligación del numeral 7 del artículo 57, y puede poner el hecho en conocimiento del Ministerio del Trabajo, que ejerce la inspección, vigilancia y control laboral.

No debería, y este formato no lo escribe nunca. El numeral 8 del artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe expresamente al empleador emplear en estas certificaciones «signos convencionales que tiendan a perjudicar a los interesados» y adoptar el sistema de «lista negra», cualquiera que sea su modalidad, para que no se ocupe en otras empresas a los trabajadores que se separen o sean separados del servicio. Un motivo de retiro, una calificación de conducta o una marca codificada caben de lleno en esa prohibición. El certificado se limita a hechos verificables, y así lo dice en el propio documento.

No, y conviene no confundirlos. El certificado de ingresos y retenciones es un documento tributario: el artículo 378 del Estatuto Tributario obliga a los agentes de retención a expedirlo anualmente a los asalariados por el año gravable anterior, y en el formato que prescribe la autoridad tributaria; el artículo 379 fija su contenido, que es fiscal —año gravable, pagos, retenciones practicadas, firma del pagador—. El certificado laboral, en cambio, lo redacta la empresa libremente y da fe del vínculo. Son documentos distintos, con finalidades distintas, y este formato no reemplaza al tributario. Tampoco reemplaza el certificado de iniciación o terminación del artículo 378-1, que además debe remitirse a la autoridad tributaria.

Sí, pero cambiando de documento, que es justo lo que hace el formato. Si elige «prestación de servicios», el título pasa a ser «Certificación de contrato de prestación de servicios», los honorarios dejan de llamarse salario y el documento deja constancia de que no hay subordinación. No es un formalismo: el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo hace de la actividad personal, la continuada subordinación y el salario los tres elementos esenciales del contrato de trabajo, y un papel donde el propio contratante llame trabajador a su contratista obra como prueba en su contra si después se discute que había una relación laboral encubierta.

Sí. El certificado laboral es un documento privado que la empresa expide y firma; su valor está en que quien lo firma responde por lo que afirma. Por eso el formato pide el cargo de quien lo suscribe y deja los datos de contacto para que el banco o la empresa que lo recibe pueda verificarlo. Certificar hechos falsos —un cargo que no existió, un salario inflado para un crédito— compromete a quien firma y a la empresa. Lo que decide la utilidad del documento no es el formato, sino que los datos sean ciertos.

Sí. El Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 1581 de 2012 y el Estatuto Tributario rigen en todo el territorio colombiano. Lo que cambia de un caso a otro no es el departamento sino el vínculo: si es laboral o de prestación de servicios, si sigue vigente o ya terminó, y si la empresa ocupa menos de cinco trabajadores sin contrato escrito. Esas son las preguntas que hace el formato.